Tips för IT och kommunikation

Tekniska lösningar finns det gott om, både bra och dåliga. På denna sida försöker vi samla bra lösningar som används av scoutkårer och distrikt.

Alla konton på webbtjänster bör skapas med ett neutralt e-postkonto som ägs av scoutkåren. Bäst är en egen domän men t.ex. ett gmail-konto kan fungera. Scoutkårens webbtjänster måste fungera även om datanörden slutar!

e-post och egen domän

www.one.com
Egna e-postadresser till alla ledare i kåren är mycket praktiskt och i synnerhet e-postadresser till funktioner i kåren som t.ex. ordförande, styrelse, kontaktpersoner m.m. Även gruppmail till avdelningsledare, lägergrupper etc är bra att ha.

Webbhotell som t.ex. one.com erbjuder ett fritt antal e-postadresser (smartast som alias) inklusive hantering av e-postgrupper. det ger även scoutkåren en egen domän som kan användas för hemsidan även om den inte är placerad på webbhotellet.

One.com inkluderar även en stabil fildelningstjänst som används av distriktsstyrelsen. Rushfiles

Techsoup för program till låg kostnad

www.techsoup.se
Techsoup är en organisation som hjälper ideella och idéburna organisationer med donationer av programvara och andra tekniska kunskaper i form av seminarium. Erbjuder främst avancerad programvara, men kan ha erbjudanden lämpliga även för scoutkårer.
Microsoft erbjuder webbversionen av Office 365 kostnadsfritt till föreningar

Mailchimp för nyhetsbrev

www.mailchimp.com
Mailchimp är ett företag som erbjuder nyhetsbrevs utskick. Allt är webbaserat och lätt att förstå. Det bästa är att om du inte behöver skicka mer än till 2000 adresser så är det gratis (10 000 brev i månaden).
Ett problem kan vara att vissa e-posthanterare (t.ex. gmail) kan hantera utskick som reklam / massmail och sorter in den i egen brevlåda.

SMSgrupp för snabba meddelanden

www.smsgrupp.se
SMSgrupp hjälper till med enkel kommunikation i ledarteamet, arbetsgruppen eller utmanarlaget. Man skapar sin grupp med de nummer man vill ska vara med direkt i mobilen via deras app eller på deras hemsida. Gruppen får ett eget nummer tilldelat till sig så när man skickar till det så får alla sms:et. Går att ställa in rättigheter så du själv som administratör bara kan skicka ut påminnelser.

Doodle för att boka möten

www.doodle.com
Med Doodle bestämmer du och dina ledarkollegor eller scoutkompisar lätt vilket datum som passar bäst för att ha ett planeringsmöte eller något annat som inte är speciellt återkommande. Administratören bestämmer vilka datum som funkar och skickar sedan en länk där resten kan gå in och kryssa i vilken dag som fungerar respektive inte fungerar. Allt får man sedan snyggt grafiskt förpackat och det är bara att ta det tillfälle som flest kan.

Dropbox för filarkiv

www.dropbox.com
Dela alla sorters filer med dina ledarkollegor så alla är up-to-date hela tiden i vad som händer i avdelning. Kom åt dokumenten i mobilen eller vart ni än befinner er. Allt lagras lokalt på datorn och på internet. Om kåren har domän hos one.com ingår 50 GB lagring på Rushfiles.

Google Docs and Drive för delade dokument

www.google.com
Google Drive innebär delning av dokument så att flera samtidigt kan arbeta i samma dokument samtidigt. Även versionshantering stöds vilket gör det bra för arbetsgrupper och vid t.ex planering. Google Drive kan användas som en gemensam lagringsplats för mindre projekt.

TeamViewer för webbmöten

www.teamviewer.com

TeamViewer är ett program för i första hand support och fjärrstyrning av datorer men har även en bra mötesfunktion för upp till 25 personer. Inkluderar skärmdelning, filöverföring, chatt och anslagstavla. Kostnadsfritt för icke-kommersiella användare.

Alternativ är t.ex. Skype och Google HangOut som fungerar bra för samtal med är inte lika anpassat för möten med fler deltagare.m Licenserna är kostnadsfria men kräver registring.