Arbetsordning för Scoutdistriktets valberedning

Policy för Valberedningen 2024

Syfte

En av de viktigaste funktionerna i ett distrikt är en fungerande Valberedning som genom sitt arbete skapar förutsättningar för en väl fungerande styrelse och grunden för att bra samarbete mellan distriktets scoutkårer.

Enligt beslut på distriktsstämma 2015 består Valberedningen av representanter enligt lista.

Uppdrag

Valberedningen ska lämna förslag till ordinarie distriktsstämma samt till extra distriktsstämma som inkluderar personval.
Valberedningen ska föreslå antalet ordförande och antalet ledamöter i styrelsen.

Valberedningen ska föreslå:

• 1–2 Ordförande, väljs på 1 år
• Valbara ledamöter i styrelsen, väljs på vanligen på 2 år
• Revisor och revisorssuppleant, väljs på 1 år
• Valberedning och sammankallande enligt lista

Valberedningen ska redovisa redan valda ledamöter som är kvar i styrelsen
Enbart en person ska föreslås till varje valbar plats/ansvarsområde.
Distriktsstyrelsen ansvarar för att valberedningens förslag finns med i handlingarna till stämman.
Valberedningens förslag presenteras på stämman av någon ur valberedningen.

Medlemmar

Distriktens kårer delas upp i två listor (se tabell) som turas om att vara valberedning.
Kåren utser en person att vara med i valberedningen, om ingen är utsedd är det ordförande eller motsvarande. Sammankallande går i turordning efter listan.

Kårer som helt saknar möjlighet att vara med i valberedningen kan ansöka hos distriktsstyrelsen om att stå över.
Distriktsstyrelsen beslutar om kåren kan befrias från uppdraget som valberedning.

Arbetsordning för Valberedningen

Baserad på Kårhandboken och anpassad för scoutdistriktet

1. Kårerna utser sin representant till Valberedning och meddelar namn och kontaktuppgifter till valberedningens sammankallande senast 1 april. Sammankallande informerar distriktet som uppdaterar hemsida samt lägger i alla medlemmar i e-postlistan valberedning@vastmanlandscout.se. Denna adress kan användas för att skicka mail till samtliga i valberedningen.
2. Kolla vilka arbetsområden som ska upp till val på nästa distriktsstämma.
3. Kolla med de nuvarande arbetsområdesansvariga om de kan tänka sig omval, byte av arbetsområde eller om de vill avgå. Betona att detta inte innebär att de nuvarande arbetsområdesansvariga föreslås ”automatiskt”.
4. För en dialog med sittande styrelse om hur arbetet har fungerat. Är det någon kompetens som de känner saknas? Hur är arbetsmiljön? Tycker ledamöterna att det är kul att åka på möten? Ska något förändras.
5. Under maj månad tillfrågas distriktets kårer och medlemmar om de har lämpliga förslag till kommande distriktsstyrelse och revisorer.
   Detta kan t.ex. ske genom:
   – E-post till kårerna
   – Kårledningsträffar
   – Distriktets hemsida
   – att valberedningen deltar i olika distriktsarrangemang
6. Fundera tillsammans över namn för de poster där det saknas förslag.
   Gör en kompetensmässig och ”personkemi” bedömning av alla föreslagna.
   Diskutera i vilken ordning olika personer ska tillfrågas. Fördela dessa samtal mellan ledamöterna i valberedningen.
7. Om behov uppstår att diskutera vilka kompetenser/erfarenheter som ytterligare behövs i styrelsen, ta kontakt med personer som är väl förankrade i distriktet.
8. Håll telefonkontakt (man behöver inte ha möten om allt!) och informera varandra om hur arbetet fortskrider.
9. Sammanställ ett förslag och testa det försiktigt inom distriktet samt på den tilltänkta ordföranden. Detta är en känslig fråga eftersom sådana förfrågningar ibland kan uppfattas som ett intrång på demokratin – det är ju distriktsstämman som väljer – men det är också viktigt att distriktsstyrelsens sammansättning blir sådan att människorna där fungerar väl tillsammans. Gör som ni känner är bäst.
10. Ibland har valberedningen den obehagliga uppgiften att försöka ”byta ut” en ansvarsområdesansvarig som gärna vill bli omvald. Tveka inte att ”göra jobbet” om ni känner att det behövs ett byte. Föreslå inte den ”enkla” lösningen omval, eftersom det kan medföra att andra människor lägger av och tappar intresset. På sikt är den ”enkla” lösningen livshotande för distriktet. Om valberedningen bestämmer sig för att ”göra jobbet” – gör det med all den takt och finess som över huvud taget är möjlig. Även om en viss person behöver bytas ut, är det viktigt att minnas vad hon/han tidigare uträttat för distriktet utan ett öre i ersättning. Utse en ur valberedningen att prata med den ”drabbade”. Genomför detta samtal så tidigt som möjligt – gärna flera månader före distriktsstämman. Hon/han kan vara lämplig för en annan uppgift i distriktet. Ge en chans att avgå ”med flaggan i topp”, t ex möjligheten att undanbe sig omval, avtackning på distriktsstämman etc.
11. 11.Valberedningen ska senast fyra veckor innan stämman skriftlig lämna sitt förslag till valen inför höstens distriktsstämma till distriktsstyrelsen. Valberedningen bör sedan hålla kontakt med distriktsstyrelsen fram till distriktsstämman.
12. Verkar för att alla de personer som är föreslagna till olika poster är närvarande vid distriktsstämman så att de kan presentera sig själva.

Riktlinjer

Valberedningens förslag till sammansättning av distriktsstyrelse och revisorer, som enligt stadgarna utsändes med kallelsen till distriktsstämman, bör ange namn, födelseår eller ålder samt kår för de föreslagna personerna. Även förslag till valberedning ska presenteras.

Valberedningens medlemmar bör ej under pågående arbete med utomstående diskutera vare sig sina egna eller övriga ledamöters ställningstagande, dock bör en kommunikation med distriktsstyrelsen och den distriktsordförande valberedningen tänker föreslå, ske fram till förslaget presenteras.

Revisorer

Revisorerna bör vara ekonomiskt kunniga och väl insatta i distriktets verksamhet.
Minst en av revisorerna bör vara yrkesverksam inom revision, auktoriserad eller godkänd.

Revisorerna och revisorssuppleanterna ska vara myndiga. Revisionsuppdraget omfattar ett verksamhetsår (= kalenderår) men uppdraget fortsätter till dess distriktsstämman beslutar i frågan om ansvarsfrihet åt distriktsstyrelsens ledamöter för nämnda verksamhetsår.

Valberedning

Scoutkår som står på tur att vara sammankallande kontaktas innan distriktsstämman så att kontaktuppgifter (namn, telefonnr, e-postadress) kan bifogas Valberedningens förslag tillsammans med lista över då kårer som ska vara med i Valberedningen.

Personerna i valberedningen utses av scoutkårerna efter distriktsstämman.

Översyn och ändring av arbetsordningen

Arbetsordningen ändras och fastställs av Västmanlands Scoutdistrikts stämma.
Denna utgåva gäller för verksamhetsåret 2021.

BILAGA till Arbetsordning för scoutdistriktets valberedning

Distriktsstyrelsens sammansättning

Distriktsstyrelsens sammansättning bör spegla distriktet i övrigt och vara allsidigt sammansatt. Distriktsstyrelsen ska också vara en grupp som kan arbeta tillsammans. Valberedningen bör sträva efter att det finns en jämn könsfördelning i styrelsen samt att det finns representanter från alla kretsar och erfarenhet från olika kårer. Detta bör paras med olika yrkesmässig erfarenhet och olika utbildningar. Dessutom ska kandidaterna ha god kännedom om aktivt scoutarbete och scoutings ideologi.

För att stimulera en viss rörlighet i styrelsen bör valberedningen beakta att man, inte utan särskilda skäl ska nominera ledamot som redan suttit i sex år.

Av ledamöterna ska minst hälften, däribland distriktsordföranden samt den som har hand om distriktets ekonomi vara myndiga. Minst en ledamot ska vid valtillfället vara under 20 år.

För att få bästa möjliga kontinuitet i distriktsstyrelsen ska valberedningen se till att ledamöter som arbetar med liknande frågor väljs omlott om så är möjligt. Det betyder att ledamöternas tvååriga mandattider överlappar så att den ena ledamoten väljs det ena året och den andra det andra året.

Distriktsstyrelsens arbetsområden

Arbetsområden inom styrelsen som valberedningen behöver ta hänsyn till.