Policy för Distriktsstämmans värdkår
Policy för Distriktsstämmans värdkår 2024
Syfte
Den ordinarie distriktsstämman genomförs på senhösten är årets viktigaste möte för scoutdistriktet. Distriktsstämman tar beslut om vad som ska göras under kommande verksamhetsår, vem som ska sitta i distriktets styrelse och hur distriktets pengar ska användas. Till denna stämma kan distriktets medlemmar skicka motioner.
Den extra distriktsstämman genomförs på våren och tar beslut om verksamhetsplan, bokföring och ansvarsfrihet föregående verksamhetsår. Stämman hanterar inte motioner.
Den extra distriktsstämman genomförs som en del av en ordinarie Kårledningsträff.
Det är därför viktigt att stämman fungerar bra och att många kårer är närvarande.
Distriktsstyrelsen anser även att det är viktigt att stämmans plats växlar mellan kårerna.
Denna policy syftar till att underlätta för värdkåren att genomföra sitt uppdrag.
Val av värdkår
Datum beslutas av distriktsstyrelsen, normalt i samband med första styrelsemötet i januari.
Intresserade kårer meddelar distriktsstyrelsen som beslutar om värdkår under våren.
Uppdrag
Distriktsstämman består av tre aktiviteter:
- Distriktsstämman – det formella årsmötet
- Informationsträff – inbjudna gäster, externa aktörer och samarbetspartners informerar
- Kårledningsträff – interna diskussioner och information för distriktets kårer
Dessutom får gärna värdkåren i korthet presentera sig och sin verksamhet
Värdkåren föreslår stämmans mötesordförande. Mötesordförande bör ha vana av att leda årsmöten, t.ex. kårstämmor eller från andra föreningar.
Lokal
Värdkåren ansvarar för att det finns en tillräckligt stor lokal med lämplig inredning och plats för mötesordförande och sekreterare. Det ska finnas plats för projektor och duk samt eluttag.
Värdkåren hjälper till med att ställa iordning lokalen samt röja upp efteråt.
Mat
Värdkåren ordnar med förmiddagsfika, lunch och eftermiddagsfika till deltagare som har anmält sig i tid.
Distriktsstyrelsen hanterar anmälningarna till stämman och meddelar värdkåren antalet deltagare samt eventuell specialkost ca 2 veckor innan mötet.
Ersättning för ordinarie distriktsstämma
Ersättning för ordinarie distriktsstämma. Värdkåren ersätts med 100 kr per deltagare som är på mötet genom en faktura till distriktet. Detta inkluderar närvarande från kårerna, distriktsstyrelsen och av distriktsstyrelsen inbjudna gäster samt värdkårens mötesfunktionärer inklusive närvarande från värdkåren som inte är ombud
Översyn och ändring av policyn
Policyn ändras och fastställs av Västmanlands Scoutdistrikts stämma.
Denna utgåva gäller för verksamhetsåret 2024.