Policy för Distriktsstämmans värdkår 2019

Policy för Distriktsstämmans värdkår 2019

Värdkåren ersätts med 100 kr per deltagare som är på mötet genom en faktura till distriktet.
Detta inkluderar närvarande från kårerna, distriktsstyrelsen och av distriktsstyrelsen inbjudna gäster men inte närvarande från värdkårens som inte är ombud eller mötesfunktionärer.

Syfte

Den ordinarie distriktsstämman är årets viktigaste möte för scoutdistriktet.
På distriktsstämman tas beslut om vad som ska göras under kommande verksamhetsår, vem som ska sitta i distriktets styrelse och hur distriktets pengar ska användas.
Det är därför viktigt att stämman fungerar bra och har många kår närvarande.
Distriktsstyrelsen anser även att det är viktigt att stämmans plats mellan kårerna.
Denna policy syftar till att underlätta för värdkåren att genomföra sitt uppdrag.

Val av värdkår

Datum beslutas av distriktsstyrelsen, normalt i samband med första styrelsemötet i januari.
Intresserade kårer meddelar distriktsstyrelsen som beslutar om värdkår under våren.

Uppdrag

Mötet består av tre aktiviteter:
• Distriktsstämman – det formella årsmötet
• Informationsträff – inbjudna gäster, externa aktörer och samarbetspartners informerar
• Kårledningsträff – interna diskussioner och information för distriktets kårer
Dessutom får gärna värdkåren i korthet presentera sig och sin verksamhet

I uppdraget ingår även att värdkåren väljer mötesordförande och mötessekreterare till Distriktsstämman.

Lokal

Värdkåren ansvarar för att det finns en lokal med lämplig inredning och plats för mötesordförande och sekreterare. Det ska finnas plats för projektor och duk samt eluttag.
Värdkåren hjälper till med att ställa iordning lokalen samt röja upp efteråt.

Mat

Värdkåren ska orda med förmiddagsfika, lunch och eftermiddagsfika till samtliga deltagare som har anmält sig i tid.

Distriktsstyrelsen hanterar anmälningarna till stämman och meddelar värdkåren antalet deltagare samt eventuell specialkost ca en vecka innan mötet.

Ersättning

Värdkåren ersätts med 100 kr per deltagare som är på mötet genom en faktura till distriktet.
Detta inkluderar närvarande från kårerna, distriktsstyrelsen och av distriktsstyrelsen inbjudna gäster men inte närvarande från värdkårens som inte är ombud eller mötesfunktionärer.

Scoutdistriktet fakturerar kårerna 100 kr per deltagare med undantag av personer som är närvarande i egenskap av ledamot i distriktsstyrelse, revisor, valberedningens sammankallande eller är av distriktsstyrelsen inbjuden som gäst under förutsättning att dessa inte samtidigt är ombud för en kår.

Översyn och ändring av policy

Policyn ändras och fastställs av Västmanlands Scoutdistrikts stämma.
Denna utgåva gäller för verksamhetsåret 2019.